Kaukus digitaliserer det manuelle arbeidet rundt politiske møter i norske kommuner — fra innkalling av varamedlemmer til strømming, digital votering og automatisk protokoll.
Selskapet startet som et prosjekt inne i Rubynor. Da de første betalende kundene kom, stiftet vi et eget selskap for det, og to Rubynor-ansatte gikk med over. Rubynor er medeier og leier fortsatt inn folk. Alle ansatte i Kaukus AS er medeiere, slik de også er i Rubynor.
Det er modellen vår i praksis: spin up, spin out.
Et kommunestyremøte er bundet av regler som er lette å beskrive og tunge å følge manuelt. Melder et fast medlem forfall, må varaene kalles inn i en bestemt rekkefølge — og den rekkefølgen er ikke til å forhandle om. Gjøres det feil, kan vedtak bli ugyldige.
Samtidig skal møtet strømmes, talerlister føres, voteringer telles og protokoll skrives. Mye av dette har tradisjonelt vært telefon, regneark og papir.
Varainnkalling var første produkt ut. Systemet sender SMS til varaene, tar imot svaret på SMS, og kaller inn i riktig rekkefølge automatisk. Det som tok en møtesekretær en formiddag, tar nå fire minutter.
Siden har Kaukus vokst til å dekke hele møtet: direktestrømming, digitale talerlister med taletid, digital votering, automatisk protokoll idet møtet heves, og videoarkiv der hver sak er bokmerket. Løsningen er universelt utformet etter WCAG 2.2 AA og integreres med kommunenes sak- og arkivsystemer.
I dag brukes Kaukus av over 50 norske kommuner, blant dem Porsgrunn, Vinje og Kongsberg.
Varainnkallingen starter når et fast medlem melder forfall. Systemet sender SMS til første vara i rekkefølgen, tar imot svaret på SMS, og går videre til neste dersom svaret er nei.
Rekkefølgen er lovbestemt, og det er nettopp derfor automatiseringen er verdt noe: maskinen gjør aldri feil i rekkefølgen.
Under møtet føres talerlister digitalt med taletid, voteringer gjennomføres digitalt, og protokollen genereres automatisk idet møtet heves. Opptaket legges i et videoarkiv der hver sak er bokmerket, slik at innbyggere kan hoppe rett til saken de bryr seg om.
Kundene er norske kommuner — over 50 av dem, blant andre Porsgrunn, Vinje og Kongsberg.
Brukerne inne i kommunen er møtesekretærer og politisk sekretariat, mens innbyggerne er brukere av strømmen og arkivet. Løsningen er universelt utformet etter WCAG 2.2 AA, noe som er et krav for offentlig sektor.
Varainnkalling som tok en møtesekretær en formiddag, tar nå fire minutter.
Kaukus er i dag et selvstendig selskap med egne ansatte, der Rubynor er medeier.
